Transformasi Sistem

Tujuan dari kegiatan analisa sistem :

1. Memberikan pelayanan kebutuhan informasi kepada fungsi manajerial di dalam pengendalian pelaksanaan kegiatan operasional perusahaan.
2. Membantu para pengambil keputusan.
3. Mengevaluasi sistem yang telah ada.
4. Merumuskan tujuan yang ingin dicapai berupa pengolahan data maupun pembuatan laporan baru.
5. Menyusun suatu tahap rencana pengembangan sistem.

Teknik yang bisa dilakukan untuk memahami kelebihan dan kekurangan sistem lama :

Melakukan observasi atau pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan. Melalui observasi penganalisisan dapat memperoleh pandangan -pandangan mengenai apa yang sebenarnya dilakukan, melihat langsung keterkaitan diantara para pembuat keputusan di dalam organisasi, memahami pengaruh latar belakang fisik terhadap para pembuat keputusan, menafsirkan pesan-pesan yang dikirim oleh pembuat lewat tata letak kantor, serta memahami pengaruh para pembuat keputusan terhadap pembuat keputusan lainnya.

Jenis Transformasi Sistem :

• Korektif

Sistem lama tidak dapat memproses data masukan dan menghasilkan output dengan tepat.

• Adaptif

Menyesuaikan diri denganlingkungan sistem yang memang berubah. Misal : aturan perpajakan baru

• Perfektif

Meningkatkan efisiensi sistem sehingga dapat meningkatkan manfaatnya bagi pemakai sistem tersebut. 

Tahapan Transformasi :

1. Inverstigasi Sistem dan Definisi Masalah
2. Studi Kelayakan Sistem
3. Desain Sistem
4. Implemetasi Sistem
5. Pengujian Sistem
6. Running dan Evaluasi Sistem

INVESTIGASI SISTEM

1. Memahami sistem yang ada
2. Evaluasi sistem yang ada
3. Memahami keinginan user

Teknik yang bisa dilakukan untuk memahami keinginan pengguna :

• Sampling

Sampling merupakan proses mengumpulkan contoh dari dokumen, form, dan database yang ada.

Dokumentasi meliputi :

1. Memo antar bagian studi, waktu, kotak saran, komplain pelnaggan dan laporan dokumentasi area.
2. Catatan keuangan, penilaian prestasi kerja, peninjauan ukuran kerja, dan laporan pengoperasian terjadwal lainnya.
3. Permintaan proyeksi sistem informasi periode dulu sampai saat ini.

• Meneliti dan Mengunjungi Situs

Teknik ini dilakukan dengan cara melakukan kunjungan situs ke perusahaan-perusahaan atau instansi-instansi yang mengalami pengalaman serupa.

• Observasi Lingkungan Kerja

Teknik penemuan fakta dengan berpartisipasi dalam atau mengamati kegiatan sistem. Merupakan salah satu teknik pengumpulan data yang cukup efektif untuk mempelajari sistem. 

• Kuesioner

Teknik ini dilakukan dan bertujuan khusus untuk mengumpulkan informasi dari para responden dan pendapat mereka.

• Wawancara (Interview)

Wawancara telah diakui sebagai teknik pengumpulan data atau fakta (fact finding) dan banyak dilakukan dalam pengembangan sistem informasi. Wawancara adalah salah satu teknik pengumpulan data secara tatap muka langsung dimana pewawancara secara interaktif melakukan tanya jawab dengan orang yang diwawancarai. Dengan begitu kita tahu apa keinginan dari pengguna.

• Joint Requirement Planning (JRP)

Dilakukan dengan mengadakan pertemuan kelompok yang terstruktur dengan tujuan menganalisis masalah dan mendefinisikan persyaratan.

STUDI KELAYAKAN SISTEM

Studi kelayakan sistem adalah suatu studi yang mempelajari sistem yang sekarang sedang berjalan, mnegadaan penganalisaan tentang ketersediaan dan persediaan akan keunggulan dan kelemahan dalam suatu sistem dan membuat suatu pola untuk sistem yang baru.
Mengapa diperlukan sebuah studi kelayakan sistem ?
Studi kelayakan sistem digunakan untuk menentukan kemungkinan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau dihentikan serta memlilih alternatif-alternatif pemecahan masalah yang baik dan yang paling tepat.

Studi kelayakan sistem terdiri dari :

• Kelayakan Teknik

"Apakah teknologi yang ada dapat diterapkan pada sistem ?" (brainware, hardware, software)

• Kelayakan Ekonomi

Biaya : besar biaya yang diperlukan untuk mengembangkan sistem.

Manfaat : besar manfaat yang diperoleh dengan pengembangan sistem.

• KelayakanWaktu

Menilai apakah sistem dapat dikembangkan sesuai waktu yang ditetapkan sesuai kebutuhan sistem. 

• Kelayakan Operasional

1. Kemungkinan bahwa sistem yang terlalu rumit sehingga sulit untuk dijalankan oleh operator.
2. Kemungkinan adanya keengganan pemakai untuk meninggalkan sistem lama (tradisonal) yang telah ditekuni selama bertahun-tahun.
3. Kualitas informasi yang dihasilkan sistem apakah sudah cukup memuaskan pemakainya ?

• Kelayakan Hukum

Peninjauan kembali hal-hal yang menyangkut penerapan sistem dan dampak yang ditimbulkan.

DESAIN SISTEM

Tujuan dari tahapan desain sistem informasi :

• Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem.
• Untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru.
• Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik yang terlibat (lebih condong pada sistem yang rinci).

Prinsip desain sistem :

• Proses desain merupakan langkah lanjutan dari analisis data. Jadi desain harus dapat ditelusuri sampai ke tingkat analisis.
• Desain sebuah sistem harus meminimalkan kesenjangan intelektual.
• Desain harus mengungkap keseragaman dan integrasi antar sub sistem yang kuat.
• Desain harus berorientasi ke kondisi sekarang dan masa depan.
• Desain harus mempertimbangkan konsep penanganan kesalahan pada saat pengoperasian sistem.
• Desain harus dinilai kualitasnya pada saat desain dibuat.
• Desain harus dikaji lebih lanjut sehingga dapat meminimalkan kesalahan-kesalahan konseptual.

Alat bantu desain :

• DFD (Data Flow Diagram), menjelaskan kepada user bagaimana alur data di sebuah sistem.

Simbol dalam DFD :

 Contoh DFD sistem penggajian :

• Flowchart, menjelaskan kepada user tentang penggambaran alur kerja sebuah sistem.

Simbol Flowchart :

 Contoh Flowchart panggajian :